Kommunikationsstrategi for AlmenNet

1. Formål

I takt med at AlmenNet har gået fra en pionerfase til en selvstændig forening i drift er krav og forventninger steget til foreningens kommunikationsevne. Det mærkes fx på netværksmøderne, hvor medlemmerne efterlyser klarere kommunikation om projekterne, om de forskellige mødefora samt en mere brugervenlig hjemmeside.

Derfor bliver en styrket kommunikation et vigtigt element i foreningens fortsat positive udvikling. Kommunikation er ikke et mål i sig selv, men et afgørende redskab til at nå foreningens mål og møde udfordringerne. Kommunikationsstrategien er således et ledelses- og styringsredskab for bestyrelsen, sekretariatet samt projektlederne for foreningens udviklingsprojekter.

Dette oplæg har til formål at skabe grundlaget for en effektiv kommunikation, der skal give en klar kommunikation i forhold til målgrupperne, større vidensspredning og mere trafik på hjemmesiden. I forlængelse heraf er det ønsket at kommunikationsstrategien skaber et fælles syn på kommunikation i foreningen, hvilket forudsætter et vist minimum af fælles nedskrevne retningslinjer. Kommunikationsstrategien har også til formål at udpege nogle vigtige indsatsområder, så AlmenNet kan udvikle og styrke sig.

Når der er gået et år, skal der gøres status og efter behov foretages en revidering af kommunikationsstrategien.

2. AlmenNets målgrupper, læringsmodel og kommunikative principper

Udgangspunktet for kommunikationsstrategien udgøres af tre elementer, der tilsammen danner rammen om kommunikation i AlmenNet.

AlmenNets målgrupper kan opdeles i følgende kategorier:

• AlmenNets medlemmer: Tæller i dag 40 boligorganisationer, der repræsenter næsten 2/3 af alle almene boliger. De deltagende medarbejdere er typisk selvstændigt arbejdende projektledere, afdelingschefer og/eller direktionen fra boligadministrationerne. Med andre ord er der tale om specialister, der interesser sig for deres fag.  
• Den almene sektor: Inkluderer sektoren som helhed og dermed også de boligorganisationer, som i dag ikke er medlem af foreningen.
• Samarbejdspartere og andre interessenter: Indbefatter bl.a. byggeriets parter, sponsorer, myndigheder, andre foreninger, forskning mm.  

AlmenNets udviklingsmodel som indebærer følgende proces: 

• Udvikling      Formidling      Læring     Afprøvning

Og følgende værdier der foreslås som specifikke kommunikationsprincipper:

Netværksskabende: Kommunikationen fremmer netværket og brugerdreven udvikling Målrettet: Alle informationer kommunikeres i en form, så de er målrettede, relevante, veltimet og i de rigtige doser. Forståelig: Kommunikationen foregår i et letfatteligt sprog, der undgår indforståede termer. Lettilgængelig: Informationerne er nemme at finde og anvende. Faglig: Kommunikationen sker med udgangspunkt i en faglig interesse. Inspirerende: Kommunikationen inspirerer og pirrer nysgerrigheden.

3. Kommunikationsstrategiens indsatsområder

AlmenNet råder i dag over forskellige kommunikationsplatforme. Afslutningsvis beskrives, hvordan den enkelte platform ønskes anvendt og hvordan disse indsatsområder kan spille sammen:

Netværksmøder
Foreningen afholder en række årlige netværksmøder. Disse møder giver mulighed for stor vidensudveksling og tovejs kommunikation.

ØstVestNet er AlmenNettes centrale mødested. Der afholdes to møder om året. Her har mødedeltagerne mulighed for at få en orientering om udviklingen i foreningen, og der vil blive præsenteret publikationer, resultater og udvekslet erfaringer. Typisk kombineres oplæg og diskussioner med besigtigelse af et demo-byggeri.

UdviklingsNet er bindeleddet mellem AlmenNets bestyrelse og de enkelte udviklingsprojekter. Der afholdes to møder om året, hvor idéer til nye udviklingsprojekter fremlægges, centrale udviklingstemaer debatteres, og der følges op på igangsatte udviklingsprojekter og deres resultater. 

Både ØstVestNet og UdviklingsNet er kun for boligorganisationerne, men der kan inviteres rådgivere/konsulenter efter behov som oplægsholdere mv.

For at imødekomme behovet for at AlmenNet og den almene sektor kan komme i dialog med og påvirke omverden, ønskes det gamle Plus-netværk koblet på foreningen. Herigennem vil der være mulighed for at arrangere en årlig konference, hvor AlmenNet kan sætte dagsorden og medvirke til den generelle udvikling af byggeriet i Danmark 

Publikationer
AlmenNet udgiver årligt et antal publikationer, som formidler arbejdet i udviklingsprojekterne til foreningens medlemmer, den almene sektor og andre interessenter. 

AlmenRapporter danner grundlag for den videre udvikling i AlmenNet, herunder udvikling af vejledninger, værktøjer og igangsættelse af nye projekter.

AlmenVejledninger er skrevet til boligorganisationerne, projektlederne og konsulenter, der er involveret i at styre og gennemføre fremtidssikringen. AlmenVejledningerne giver støtte til det praktiske arbejde og sætter rammerne for normal god praksis i den almene sektor. AlmenHæfter er skrevet til forretningsførere, inspektører og afdelings- og organisationsbestyrelser samt andre interessenter. AlmenHæfter er en letlæst udgave af AlmenVejledningen og giver inspiration, overblik og grundlag for de overordnede beslutninger.

Det foreslås, at publikationerne fremover tænkes ind i det digitale medies muligheder. Konkret indebærer det, at de kommende publikationer primært kan blive formidlet fra hjemmesiden i form af video, slide-shows og andre visuelle virkemidler samt selvfølgelig en tekstdel, der kan målrettes og printes ud efter brugerens behov. Satsningen på det digitale medie vil - udover at tilbyde en ny og spændende formidling - også gøre det nemmere at opdatere publikationerne og spare på trykkeudgifterne. De 'digitale publikationer' forudsætter, at AlmenNet får udvikler et skræddersyet multimedieværktøj til hjemmesiden. 

Der vil dog fortsat være behov for at få trykt publikationerne. Men dette bør ske i et langt mindre omfang og efter overvejelser om nytteværdien. Det er vigtigt, at der tænkes i synergieffekter mellem det trykte og det elektroniske medie. 

Hjemmesiden
Hjemmesiden er bindeleddet mellem medlemmerne og aktiviteterne i AlmenNet, og hjemmesiden er foreningens dokumentations- og formidlingsplatform med vejledninger, anvisninger og resultater fra gennemførte forsøgsprojekter. Hjemmesiden er dermed også AlmenNets 'ansigt' udadtil, hvor interesserede kan følge med og indhente informationer. 

Med den nye brugervenlige hjemmeside vil AlmenNet få tilført nye kommunikationsmuligheder og værdi: Hjemmesiden skal formidle historier om udviklingsprojekterne med en inspirerende og nysgerrig vinkel, som lægger op til yderligere informationssøgning. Den nye hjemmeside giver samtidig mulighed for brugergenereret kommunikation (Web 2.0), dvs. at brugerne på hjemmesiden bl.a. kan komme med nye projektidéer, kommenterer projekter og aktiviteter, skabe netværk samt ikke mindst lave brugerdreven formidling af arbejdet i udviklingsprojekterne. Det sidste foreslås at blive pålagt projekt- ejerne i kommende projekter, så de med faste mellemrum giver en projektstatus eller laver et debatoplæg. Det brugergenererede element skal især i starten have meget støtte fra sekretariatet. 

Det foreslås endvidere, at alle medlemsorganisationer bliver opfordret til at skilte med deres deltagelse i AlmenNet på egen hjemmeside. Det kan ske i form af en såkaldt gif, der linker direkte til AlmenNets hjemmeside.

Ekstranettet
AlmenNets projektweb, kalender, medlemslister og filarkiv (pt. kaldet forum) er kun for medlemmerne. Det er her viden lagres, og her medlemmerne råder over et praktisk værktøj til at håndtere kommunikationen i udviklingsprojekterne.

Det nye intranet tilbyder forbedrede kommunikationsveje med et større overblik og brugervenlighed til følge for brugerne. Oplevelsen af sammenhæng til hjemmesiden styrkes. Intranettet indeholder også nye faciliteter, der kan styrke netværket og profilere medlemmerne - fagligt såvel som karrieremæssigt. 

Elektronisk idékatalog
Som et selvstændigt sub-site til hjemmesiden foreslås det, at AlmenNet udvikler et elektronisk idékatalog, der kan anvendes af boligadministrationer, organisations- og afdelingsbestyrelser som inspiration i forbindelse med overvejelser om fremtidssikringsprojekter. 

Kataloget indeholder formidling af forslag inden for forskellige fagområder, baseret på dokumentation fra gamle, nuværende (og kommende) demo-byggerier. Det elektroniske idékatalog er således et målrettet og operationelt 'bibliotek' og vil være et værktøj, der udbredes til alle branchens aktører. Hertil kommer, at det elektroniske idékatalog vil skabe yderligere trafik og interesse for AlmenNets hjemmeside. 

Nyhedsbreve
Nyhedsbrevene er AlmenNets mulighed for at formidle en appetitvækker med 'abstracts', der orienterer om de aktuelle aktiviteter og henviser til hjemmesiden for yderligere information. 

Nyhedsbrevene udsendes ca. en gang i kvartalet pr. mail til alle medlemmer i foreningen samt pr. brev til alle medlemsorganisationer af BL via BL Informerer - i realiteten til hele den almene sektor. 

Hotline og pressemeddelelser - sekretariatet
Via sekretariatet har AlmenNets medlemmer og interessenter dagligt mulighed for at kommunikere direkte pr. telefon eller pr. mail til foreningen. Sekretariatet kan også håndtere eventuelle pressemeddelelser med rådgivning fra BL's presseafdeling.